Polscy przedsiębiorcy wciąż mają wiele problemów ze sporządzaniem, składaniem i zatwierdzaniem sprawozdań finansowych spółek. Nie jest dla nich jasne, kto powinien dokonywać określonych czynności, kto podpisuje dokumenty, a także w jakiej formie należy je składać. Jeszcze raz zatem wyjaśniamy najważniejsze kwestie. Kto sporządza sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa? Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokument ten musi nadto zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (profil zaufany ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd, nie tylko osobę reprezentującą). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie? Czy można sporządzić sprawozdanie finansowe w wersji papierowej? Nie. Przepisy obowiązujące od 1 października 2018 r. wyłączyły możliwość składania sprawozdania finansowego w postaci papierowej. Konieczne jest elektroniczne sporządzenie, wysłanie i zatwierdzenie tego dokumentu. Postać elektroniczna powinna nadto zostać podpisana przy użyciu podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP). Jak wspomnieliśmy wyżej, sprawozdanie podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki (cały zarząd). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych Jak poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe? Forma elektroniczna sprawozdania finansowego wymaga użycia odpowiedniego formatu pliku. Ten obowiązek został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247). Dopuszczalne jest zatem sporządzanie dokumentów w wersji elektronicznej w formatach: XaDES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, gif. Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych Kiedy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w strukturze logicznej i formacie, udostępnianych w BIP Ministerstwa Finansów? Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej i w odpowiednim formacie, udostępnianym w BIP Ministerstwa Finansów sporządzają dwie grupy podmiotów. Po pierwsze jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. W jakiej formie należy sporządzić sprawozdanie finansowe jednostki niewpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS? Stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, ochotnicza straż pożarna, koła gospodyń wiejskich, kluby sportowe i inne podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, ale nieustrukturyzowanej oraz podpisują je przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Sprawozdanie finansowe jest nieustrukturyzowane wtedy, gdy zostało sporządzone w formie elektronicznej, ale bez użycia specjalnych struktur logicznych. Jednostka miała zatem wybór w zakresie doboru optymalnego formatu pliku. Czy sprawozdanie finansowe należy oddzielnie złożyć do urzędu skarbowego? Jednostki, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie mają dodatkowego obowiązku w postaci składania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. KRS przekaże złożone dokumenty samodzielnie, przy użyciu Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Sprawozdanie finansowe przekazują do właściwego urzędu skarbowego jedynie jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli na przykład fundacje i stowarzyszenia. Sprawozdanie w takim przypadku wystarczy wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego albo doręczyć je do urzędu na informatycznym nośniku danych. Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Składanie sprawozdań finansowych przez podatników CIT Jak podpisać sprawozdanie finansowe w sytuacji, gdy niektórzy członkowie zarządu nie mają podpisu elektronicznego i są obcokrajowcami? Członkowie zarządu, którzy są obcokrajowcami chcąc nie chcąc muszą wyrobić sobie kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP. Warunkiem złożenia wniosku o profil zaufany jest posiadanie numeru PESEL, więc uprzednio konieczne jest jego nadanie (tutaj szereg różnych formalności). Z kolei podpis elektroniczny można zakupić u jednego z dostawców (w Polsce funkcjonuje pięć takich firm). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie? W jakim terminie i w jakiej formie należy złożyć sprawozdanie z działalności spółki? Sprawozdanie z działalności danej jednostki nie jest elementem sprawozdania finansowego. Sporządza je jednak kierownik jednostki, razem z rocznym sprawozdaniem finansowym. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS są zobowiązane do złożenia go w formie elektronicznej i opatrzenie do podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Nie ma jednak obowiązku składania go w konkretnym formacie. Podpisuje je z kolei wyłącznie kierownik jednostki (bez osoby, prowadzącej księgi rachunkowe). Sprawozdanie z działalności powinno zostać złożone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to zatem 31 marca 2019 r.).
Typowe sprawozdanie finansowe zawiera: Bilans, Rachunek zysków i strat, Rachunek przepływów pieniężnych, Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym ; Opinię biegłego rewidenta, Wprowadzenie do sprawozdania finansowego. Opis. Sprawozdanie finansowe w postaci fotografii (skanów), Format PDF, przygotowany do wydruku na papierze w Edyta Siedlecki19 lipca 20224 minuty czytanialiczba wyświetleń: 51Każda organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek sporządzenia i przesłania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Chcesz złożyć wymagany prawem dokument lub poinformować właściwy organ, że Twojej spółki to nie dotyczy? Aktualnie możesz to zrobić tylko przez Internet. Sprawdź zatem, jak wysłać sprawozdanie do KRS. Jak sporządzić sprawozdanie finansowe do KRS?Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej. W praktyce oznacza to, że dokument musi zostać:zapisany w postaci pliku o określonym formacie (XML);podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez upoważnione Wydruk sprawozdania finansowego w wersji papierowej jest tylko kopią sprawozdania finansowego, a nie jego oryginałem. Kopie sprawozdań należy mimo wszystko przechowywać w organizacji przez minimum 5 lat od zakończenia bieżącego roku obrotowego. Można do tego celu wykorzystać kartony archiwizacyjne, dostępne w ofercie sklepu internetowego NEOPAK. Pudła archiwizacyjne są przeznaczone do pakowania, przechowywania, a także transportu pojedynczych dokumentów, teczek, katalogów czy nawet książek. Estetyczny brązowy karton maksymalnie ułatwia identyfikację pudła i późniejsze odnalezienie potrzebnego sprawozdania finansowego. Jak sprawdzić czy plik XML jest sporządzony prawidłowo?Aby upewnić się, że plik zostanie przyjęty przez system do składania e-sprawozdań, można skorzystać z jednej z bardzo licznych i nieodpłatnych aplikacji internetowych przeznaczonych do walidacji plików XML. Jak złożyć pozostałe dokumenty finansowe do KRS? Pozostałe dokumenty, przesyłane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, nie mają odgórnie narzuconego formatu. Obowiązuje natomiast postać elektroniczna dla takich dokumentów jak:sprawozdanie z działalności,sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,opinia biegłego rewidenta,sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji powyższe dokumenty należy zapisać w postaci pliku (tekstowego, graficznego lub mieszanego), który można odczytać za pomocą programu komputerowego oraz podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Jak wysłać sprawozdanie do KRS - krok po krokuAby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, nie trzeba szukać kartek papieru, ani tym bardziej koperty na listy. Wystarczy bowiem założyć konto na portalu eKRS. Dokumenty można wówczas wysłać:bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), odpłatnie (w niektórych przypadkach) za pośrednictwem systemu może złożyć sprawozdanie do KRS bezpłatnie? Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest możliwe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy są wpisani do KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji. W praktyce oznacza to, że numer PESEL takiej osoby jest ujawniony w KRS. Kiedy należy zapłacić za złożenie sprawozdania do KRS?Jeśli w zarządzie organizacji nie ma osoby, której PESEL jest ujawniony w KRS, wówczas zgłoszenia można dokonać za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika. W takim przypadku złożenie sprawozdania finansowego jest jednak płatne. W praktyce, takie postępowanie dotyczy bardzo często spółek, których zarząd jest złożony wyłącznie z cudzoziemców nieposiadających numeru autorstwa Pixabay z PexelsJak podpisać dokumenty i zgłoszenie KRS?Sprawozdanie finansowe, a także wszelkie towarzyszące mu dokumenty finansowe muszą zostać podpisane elektronicznie przez odpowiednią osobę kierującą daną jednostką. Jeżeli organizacją kieruje organ wieloosobowy, wtedy sprawozdanie finansowe może podpisać przynajmniej jedna osoba wchodząca w jego skład pod warunkiem, że pozostałe osoby złożą wymagane oświadczenia, a sprawozdanie finansowe spełnia wszystkie wymagania przewidziane w aktualnej Odmowa złożenia oświadczenia oznacza jednocześnie odmowę podpisu sprawozdania finansowego i tym samym wymaga sporządzenia pisemnego że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia muszą zostać dołączone do sprawozdania finansowego. Źródło wysyła sprawozdanie finansowe do KRS?Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jest obowiązkiem kierowników danej organizacji, takich jak:członkowie zarządu spółek kapitałowych,wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej,komplementariusze prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – należy złożyć roczne sprawozdanie finansowe?Dokument należy złożyć do 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Sprawozdanie powinno być natomiast zatwierdzone w ciągu maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym wówczas zatwierdzenie sprawozdania musi nastąpić do 30 czerwca, a do KRS dokument powinien trafić nie później niż 15 lipca tego samego roku. Teraz wiesz już, jak wysłać sprawozdanie do KRS. Szukasz więcej informacji, które ułatwiają prowadzenie biznesu? Zapraszamy na nasz blog NEOPAK, na którym codziennie pojawiają się ciekawe nowinki z branży opakowań oraz wiele innych przydatnych informacji. Źródło zdjęcia: Te podmioty wcześniej musiały sporządzać sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, ale w postaci nieustrukturyzowanej (czyli sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego). Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe Przypominamy, że od 1 października 2018 r. zmieniły się zasady składania sprawozdań finansowych do KRS. Po pierwsze muszą mieć postać elektroniczną, a po drugie być opatrzone e-podpisem osoby upoważnionej. Nie można już więc przesłać do KRS skanu sprawozdania przygotowanego w formie papierowej. Jak było dotąd Od 15 marca br. obowiązują nowe zasady dotyczące sposobu składania sprawozdań finansowych sądowi rejestrowemu. Dla przypomnienia, ustawa wprowadziła wymóg składania takich dokumentów drogą elektroniczną, nakazując zarazem opatrywanie składanych tak dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną posiadającą numer PESEL, wpisaną w KRS jako członek zarządu, wspólnik uprawniony do reprezentacji spółki osobowej, likwidator albo syndyk. Po kilku miesiącach obowiązywania nowych przepisów należy stwierdzić, że nie były wyolbrzymione wyrażane powszechnie obawy o ich wpływie na możliwość wywiązywania się zarządców spółek z ustawowych obowiązków dotyczących upubliczniania dokumentów finansowych. W przypadku wymogu elektronicznego podpisywania dokumentów pojawiły się wątpliwości nie tylko o charakterze prawnym (np. w zakresie obowiązku posiadania PESEL przez członków zarządów spółek czy w zakresie sposobu wykonania obowiązku przez nowo powołanych członków zarządu), ale także o charakterze technicznym. Struktura systemu służącego do elektronicznego składania dokumentów jest bowiem nieintuicyjna i awaryjna. System nie ma też angielskiej wersji językowej, choć obcokrajowcy zasiadający w zarządach są formalnie zmuszani do jego osobistej obsługi. Jak jest teraz Z początkiem października weszły w życie kolejne przepisy ustawy wprowadzającej zmiany. Z punktu widzenia procedury sporządzania, zatwierdzania i składania dokumentów finansowych sądowi rejestrowemu (lub bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych) istotne zmiany obejmują dwie kwestie. Po pierwsze, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe obligatoryjnie muszą być sporządzane w postaci elektronicznej oraz powinny być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę sporządzającą dane sprawozdanie oraz przez „kierownika jednostki”, czyli najczęściej przez zarząd spółki. Powyższy wymóg stosuje się odpowiednio do sporządzania sprawozdania z działalności jednostki. Oznacza to więc, że wszystkie osoby zobowiązane zgodnie z ustawą o rachunkowości do podpisywania ww. dokumentów (w tym wszyscy członkowie zarządu spółki) muszą (co najmniej w chwili podpisywania ww. dokumentów) posiadać jedno ze wspomnianych narzędzi służących elektronicznemu podpisywaniu dokumentów. Po drugie, podatnicy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS nie są już zobowiązani do wysyłania zatwierdzonego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania biegłego oraz uchwały w sprawie zatwierdzenia do urzędu skarbowego. Próba oceny skutków Uchwalone w styczniu br. przepisy niewątpliwie wpisują się w szerszy trend związany z cyfryzacją relacji obywatela (w tym przypadku przede wszystkim spółek prawa handlowego) z organami administracji publicznej oraz rozszerzania zakresu danych udostępnianych za pośrednictwem platform internetowych. To dobrze, że dokumenty finansowe składane są elektronicznie, a nie papierowo. To dobrze, że w pewnej części (dotyczy to tylko dokumentów wysyłanych drogą bezpłatnych i automatycznych zgłoszeń, która w praktyce nie jest dostępna dla szeregu podmiotów, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy) czysto techniczna czynność dokonania w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożonych przez spółkę dokumentach finansowych nie wymaga już fizycznej aktywności sądów rejestrowych. Również bez tego są one zalewane morzem wniosków niejednokrotnie mających charakter czysto techniczny. To dobrze, że dokumenty finansowe są dostępne w tej samej formie dla wszystkich zainteresowanych. Wreszcie to dobrze, że zniesiony został obowiązek zgłaszania tych samych dokumentów do dwóch różnych organów (sądu rejestrowego i urzędu skarbowego). Dlaczego jednak nie czerpie się przy tym z rozwiązań sprawdzonych w innych jurysdykcjach, stawiających na prostotę i intuicyjność obsługi? Dlaczego na przedsiębiorców nakłada się dodatkowe, nieuzasadnione obowiązki formalne i techniczne (obowiązek posiadania podpisów elektronicznych i, w zasadzie, osobistej obsługi systemów elektronicznych przez zarząd)? Dlaczego prawo tworzone z myślą o przedsiębiorcach w tak wielu aspektach nie bierze pod uwagę realiów, w których ci przedsiębiorcy funkcjonują? Sam fakt cyfryzacji omawianych tu kwestii jest niewątpliwie pozytywny, a wprowadzone w tym roku rozwiązania w naturalny sposób uzupełniają wcześniej już wdrożony powszechny, zdalny dostęp do danych wpisanych w KRS czy w księgach wieczystych. Warto jednak, by dalsze wprowadzanie rozwiązań informatycznych następowało z większym rozmysłem. Jest to o tyle istotne, że począwszy od 1 marca 2020 r. wszystkie wnioski o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS mają być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Do tego czasu warto zreformować niezbyt szczęśliwe i utrudniające życie przepisy, a także gruntownie przemyśleć konstrukcję systemu teleinformatycznego, który będzie służył do obsługi systemu. Efektem cyfryzacji powinny być przecież rzeczywiste korzyści dla wszystkich uczestników obrotu większa transparentność, ale też łatwość obsługi oraz znoszenie (a nie tworzenie) niepotrzebnych utrudnień dla przedsiębiorców. Sprawozdanie finansowe to uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej danego podmiotu gospodarczego. Dotyczy ono roku obrachunkowego i sporządzane jest na tzw. dzień bilansowy Rok 2018 przyniósł zmiany dotyczące sprawozdań finansowych oraz sporządzanych przez biegłych sprawozdań z badania. 1 października 2018 r., po trwającym od kwietnia okresie przejściowym, zaczęły w pełni obowiązywać wprowadzone w ramach zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przepisy o elektronicznej formie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z badania. Przestawiamy podsumowanie wprowadzonych zmian i wynikające z nich konsekwencje. Forma elektroniczna Sprawozdania finansowe z datą sporządzenia od 1 października 2018 r. muszą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Ważna jest więc data sporządzenia sprawozdania, a nie dzień bilansowy, na który to sprawozdanie się sporządza. Ponadto, dla podmiotów wpisanych do KRS, sprawozdanie musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Struktura logiczna w formacie XSD, XML została opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Obowiązek sporządzania sprawozdań w tej formie dotyczy zarówno sprawozdań jednostkowych, jak i skonsolidowanych. Sprawozdanie w postaci elektronicznej muszą również przygotować podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe (art. 45 ust. 8a ustawy o PIT). Obowiązek ten nie dotyczy z kolei jednostek sporządzających sprawozdanie finansowego zgodnie z MSSF/MSR, ponieważ na dziś Ministerstwo Finansów nie przewiduje opublikowania struktur dla tych sprawozdań. Należy pamiętać, że od 1 października 2018 r. papierowa forma sprawozdań finansowych przestaje obowiązywać. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego. W celu sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej, konieczne będzie użycie odpowiedniego oprogramowania. Może to być zarówno rozwiązanie przeznaczone dla określonych systemów księgowych, jak też zewnętrzna aplikacja służąca tylko temu celowi. Aktualnie większość dostawców oprogramowania wciąż pracuje nad odpowiednimi rozwiązaniami. Ministerstwo Finansów udostępniło dla podatników PIT, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej, aplikację umożliwiającą wygenerowanie plików XML sprawozdania finansowego. Szczegóły Ministerstwo Finansów przygotowało struktury logiczne dla sprawozdań finansowych sporządzanych przez poszczególne grupy jednostek, wyodrębnione w ustawie o rachunkowości: - jednostki mikro, - jednostki małe, - jednostki pozostałe – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - banki – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - ubezpieczyciele – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - domy maklerskie, - SKOK – tu również w opcji dla małych jednostek, - OPP (organizacje pożytku publicznego), - alternatywne spółki inwestycyjne. Wszystkie powyższe rodzaje struktur zostały opracowane dla sprawozdań sporządzanych w złotych i groszach oraz dla sprawozdań sporządzanych w tysiącach złotych. Elementy sprawozdania sporządzane w strukturze logicznej to: - wprowadzenie do sprawozdania finansowego, - bilans, - rachunek zysków i strat, - zestawienie zmian w kapitale własnym, - rachunek przepływów pieniężnych, - nota objaśniająca do podatku dochodowego. Uwaga! Dodatkowe informacje i objaśnienia (poza notą podatkową) mogą mieć dowolną formę – oczywiście również elektroniczną. Należy się spodziewać, że będzie to plik pdf. Będzie on odpowiednio dołączony do pliku w formacie XML (będzie jego częścią na etapie sporządzania sprawozdania). Dane zawarte w poszczególnych strukturach logicznych są zgodne z odpowiednimi załącznikami do ustawy o rachunkowości, zawierającymi wzory sprawozdań finansowych. Poszczególne pola wprowadzenia do sprawozdania finansowego są ograniczone pod względem liczby możliwych do wprowadzenia znaków (3,5 tys., co oznacza, że jednostki będą miały ograniczenie przy opisywaniu wybranych zasad wyceny). Dotychczas opisywane były wszystkie zasady, również te wynikające wprost z zapisów ustawowych. Teraz trzeba będzie wybrać i opisać te, w przypadku których ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Pozostałe elementy sprawozdania mają możliwość dodawania dodatkowych wierszy uszczegóławiających. Warto również zwrócić uwagę, że wypełniając notępodatkową można łączyć ze sobą kwoty różnic pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym do wartości niż 20 tys. zł. Dla jednostek, które nie mają obowiązku sporządzać niektórych elementów sprawozdania (rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym) oraz dla tych, które korzystają z uproszczeń, będzie możliwość zaznaczenia odpowiedniej opcji na etapie sporządzania sprawozdania. Sprawozdanie z działalności Przepisy dotyczące formy elektronicznej dotyczą również sprawozdania działalności (dla jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia). Wymóg formy elektronicznej dotyczy jednostek wpisanych do KRS. Dla sprawozdania z działalności nie opracowano struktury logicznej, a więc sporządza się je w dowolnym elektronicznym formacie. Data podpisu a data sporządzenia Sporządzone po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpisy pod sprawozdaniem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe. Aktualnie brak jest wytycznych w temacie daty sprawozdania finansowego. Wydaje się jednak, że będzie nią data złożenia ostatniego podpisu w formie elektronicznej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Zatem dla sprawozdań sporządzonych na dzień 31 grudnia 2018 r., jednostka powinna uzyskać do końca marca 2019 r. odpowiednie podpisy. Ustawa dopuszcza dwie formy podpisania sprawozdania: - kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jest to forma odpłatna; podpis można uzyskać u kwalifikowanego dostawcy usługi, - podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – ta forma jest bezpłatna. Ważne jest, aby wszystkie osoby podpisujące sprawozdanie finansowe posiadały możliwość skorzystania z jednej z dwóch wskazanych powyżej form. Sprawozdanie z badania Forma elektroniczna dotyczy również sprawozdania z badania sprawozdania finansowego. Od 1 października 2018 r. wszystkie sporządzane przez biegłych rewidentów sprawozdania z badania mają wyłącznie formę elektroniczną i są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych, forma papierowa będzie tylko kopią. Data sprawozdania z badania i data opatrzenia go podpisem elektronicznym powinny być takie same. Składanie do KRS oraz organów podatkowych Przepisy dotyczące terminów składania dokumentów finansowych do KRS nie uległy zmianie. Inna jest jednak ich forma. Dokumenty finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS tylko w formie elektronicznej, opisanej powyżej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Dokumenty do RDF KRS mogą składać aktualnie reprezentanci podmiotu, reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego oraz prokurenci. Warunkiem złożenia dokumentów przez te osoby jest posiadanie i ujawnienie w KRS ich numeru PESEL. Dokumenty zamieszczone w repozytorium zostaną przekazane do organów podatkowych, tak więc nie będzie już obowiązku składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych. Niestety, tym sposobem nie będzie przekazywana uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, co oznacza, że trzeba będzie złożyć ją osobno do właściwego organu podatkowego. Wynika to z niedopatrzenia i być może zmieni się podczas nowelizacji przepisów. Podatnicy CIT, niewpisani do KRS, przekazują sprawozdanie finansowego do właściwego urzędu skarbowego w wersji elektronicznej. Nie określono formy tego przekazania. Podatnicy PIT, prowadzący księgi rachunkowe, przekazują sprawozdania finansowe Szefowi KAS (Krajowa Administracja Skarbowa), za pomocą stosownego udostępnionego na stronie internetowej MF interfejsu. Joanna Biguszewska, biegły rewident i Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner Wdrażanie zmian dotyczących elektronicznej formy sprawozdań finansowych zapewne będzie dużym wyzwaniem dla służb finansowo-księgowych, zarządów, biegłych rewidentów. Warto w szczególności zwrócić uwagę na to, że niezmiernie istotnego znaczenia nabierze moment złożenia podpisów elektronicznych na dokumentach, gdyż będzie on miał faktyczny wpływ na to, jaka będzie data sprawozdania finansowego. Wyzwanie może stanowić również przekazanie tych wszystkich zmian zagranicznym członkom zarządów, zagranicznym udziałowcom oraz innym użytkownikom sprawozdań finansowych spoza Polski. ? oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie* lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone*. * Dokument ten można przekazać w postaci elektronicznej lub jako skan dokumentu sporządzonego zgodnie z art. 52 ust. 2d-2e ustawy o rachunkowości. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej to kolejny etap procesu automatyzacji przygotowywania sprawozdań finansowych i ich składania do Krajowego Rejestru Sądowego oraz urzędu skarbowego. Chociaż zmiany dotkną wszystkie jednostki to ich zakres został zróżnicowany w zależności od tego czy jednostka sporządza sprawozdanie według ustawy o rachunkowości czy MSR oraz od tego czy jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawozdania w postaci elektronicznej Od 1 października 2018 r. wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości będą miały obowiązek sporządzenia: jednostkowego sprawozdania finansowego, skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z płatności i skonsolidowanych sprawozdań z płatności w postaci elektronicznej oraz opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W taki sam sposób musi zostać przygotowane oraz potwierdzone sprawozdanie z działalności jednostki wpisanej do KRS oraz sprawozdanie z jej badania sporządzone przez biegłego rewidenta. Zobacz również: Urząd skarbowy czeka na sprawozdania finansowe >> Zmiany w ustawie o rachunkowości już w styczniu >> Struktury logiczne sprawozdań finansowych Większe wymagania określono natomiast w stosunku do jednostek, które są wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zostały one zobowiązane do sporządzenia swoich sprawozdań w strukturze logicznej i formacie, które zostały określone na stronie Krajowej Administracji Skarbowej. Wśród opublikowanych z początkiem września plików XSD znalazły się struktury logiczne sprawozdań finansowych oraz skonsolidowanych sprawozdań finansowych dla: banków jednostek małych, jednostek mikro, organizacji pozarządowych, zakładów ubezpieczeń, alternatywnych spółek inwestycyjnych, domów maklerskich, małych spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych (SKOK), spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych (SKOK), innych jednostek. Dla każdego sprawozdania finansowego stworzono trzy pliki: strukturę danych, w tys. zł i w zł. Maria Hass-Symotiuk Sprawdź POLECAMY Niestety na razie Ministerstwo Finansów nie opublikowało żadnego narzędzia pozwalającego przygotować sprawozdanie finansowe zgodnie z opublikowanymi strukturami (XML). Jednak z informacji, jakie otrzymaliśmy z MF wynika, iż takie narzędzie się pojawi. Ma to być aplikacja instalowanej na komputerach użytkowników, która pozwoli na wygenerowanie sprawozdania finansowego w strukturze logicznej i formacie udostępnionym na stronie Ministerstwa Finansów, dla podmiotów zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Nie wiadomo również jak będzie wyglądało składanie tych sprawozdań po 1 października do KRS. Sprawozdania sporządzane według MSR Co ważne, Ministerstwo Finansów nie zdecydowało się na razie na opublikowanie struktur logicznych dla sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR. Będą więc one przygotowywane w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Przeczytaj również: Składanie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej >> ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji. glmj71r. 223 379 398 228 366 125 482 399 213